مراسم اختتامیه «جایزه ادبی آوا»، نقطه اوج یک دوره تلاش فرهنگی است. این مراسم، فرصتی برای قدردانی از تمامی شرکت‌کنندگان، معرفی برگزیدگان، تقدیر از همکاران فرهنگی و نمایش دستاوردهای جایزه به جامعه ادبی و عمومی است.
برگزاری این مراسم باید با حفظ کرامت شرکت‌کنندگان، شفافیت، عدالت و رویکرد غیرانتفاعی جایزه هماهنگ باشد.
شماره سند: ۱۸
آیین‌نامه مراسم اختتامیه
آیین‌نامه مراسم اختتامیه و اهدای جوایز
مقدمه
مقدمه
فصل اول
کلیات
ماده ۱
هدف
هدف از برگزاری مراسم اختتامیه، تجلیل از تلاش‌های فرهنگی، معرفی رسمی برگزیدگان، تقدیر از همکاران و حامیان، و ترویج فرهنگ کتاب‌خوانی و نویسندگی در جامعه است.
ماده ۲
زمان برگزاری
مراسم اختتامیه حداکثر تا یک ماه پس از اعلام نتایج نهایی داوری برگزار خواهد شد. تاریخ دقیق توسط دبیرخانه تعیین و از طریق وب‌سایت رسمی و سایر رسانه‌های مرتبط اعلام می‌گردد.
ماده ۳
مکان برگزاری
مکان برگزاری مراسم با توجه به امکانات، تعداد شرکت‌کنندگان و شرایط هر دوره توسط دبیرخانه تعیین می‌شود. اولویت با فضاهای فرهنگی، آموزشی یا سالن‌های مناسب با شأن جایزه خواهد بود.
فصل دوم
برنامه مراسم
ماده ۴
ساختار مراسم
مراسم اختتامیه می‌تواند شامل بخش‌های زیر باشد:
- ردیف | بخش
- ۱ | تلاوت آیاتی از قرآن کریم و پخش سرود ملی
- ۲ | سخنرانی دبیر جایزه و ارائه گزارش عملکرد دوره
- ۳ | سخنرانی یکی از اعضای شورای سیاست‌گذاری یا چهره‌های برجسته فرهنگی
- ۴ | پخش فیلم یا کلیپ معرفی جایزه و فعالیت‌های دوره
- ۵ | معرفی و تقدیر از هیئت داوران
- ۶ | معرفی و تقدیر از مدارس و معلمان منتخب
- ۷ | معرفی و تقدیر از حامیان فرهنگی و خیرین
- ۸ | اعلام و تقدیر از آثار شایسته تقدیر
- ۹ | اعلام و تقدیر از آثار برگزیده و اهدای جوایز
- ۱۰ | سخنرانی کوتاه یکی از برگزیدگان یا نماینده آنان
- ۱۱ | اختتامیه و عکسی یادگاری
ماده ۵
مدت زمان مراسم
مدت زمان مراسم نباید از ۹۰ دقیقه تجاوز کند، مگر در موارد استثنایی که با تصویب شورای سیاست‌گذاری امکان‌پذیر است.
ماده ۶
اجرای مراسم
اجرای مراسم بر عهده دبیرخانه است و می‌تواند از مجریان حرفه‌ای یا مجرب برای این کار استفاده کند. مجری باید با فرهنگ، ادبیات و اهداف جایزه آشنا باشد و شأن شرکت‌کنندگان را حفظ نماید.
فصل سوم
دعوت از مهمانان
ماده ۷
مهمانان ویژه
دبیرخانه می‌تواند از شخصیت‌های زیر برای حضور در مراسم دعوت به عمل آورد:
- اعضای شورای سیاست‌گذاری
- اعضای هیئت داوران
- مدیران و مسئولان فرهنگی (اداره کل فرهنگ و ارشاد، آموزش و پرورش و...)
- نویسندگان، شاعران، مترجمان و فعالان حوزه نشر
- خیرین فرهنگی و حامیان مالی
- مدیران مدارس همکار و معلمان منتخب
- نمایندگان رسانه‌ها
ماده ۸
نحوه دعوت
دعوت‌نامه‌ها باید به‌صورت رسمی و حداقل دو هفته پیش از برگزاری مراسم ارسال شوند. دعوت‌نامه شامل زمان، مکان، برنامه مراسم و سایر اطلاعات ضروری خواهد بود.
ماده ۹
شرکت‌کنندگان در مراسم
حضور در مراسم برای عموم آزاد است، اما به دلیل محدودیت ظرفیت، اولویت با شرکت‌کنندگان، خانواده‌های آنان، مدارس همکار و فعالان فرهنگی خواهد بود. نحوه ثبت‌نام و حضور در مراسم توسط دبیرخانه اعلام می‌شود.
فصل چهارم
جوایز و تقدیرها
ماده ۱۰
جوایز برگزیدگان
جوایز هر دوره مطابق فراخوان و با تصویب شورای سیاست‌گذاری تعیین می‌شود. جوایز می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
- تندیس یا لوح تقدیر جایزه ادبی آوا
- گواهی رسمی برگزیدگی
- کمک‌هزینه نقدی (در صورت وجود منابع مالی)
- چاپ رایگان اثر برگزیده *(مطابق آیین‌نامه چاپ و انتشار، سند ۱۵)*
- شرکت رایگان در دوره‌های آموزشی *(مطابق آیین‌نامه آموزش، سند ۱۶)*
- سایر جوایز فرهنگی و ادبی
ماده ۱۱
تقدیر از شایستگان تقدیر
هیئت داوران می‌تواند علاوه بر برگزیدگان اصلی، آثاری را که شایسته تقدیر تشخیص دهد، معرفی کند. به این افراد نیز لوح تقدیر و گواهی رسمی اهدا خواهد شد.
ماده ۱۲
تقدیر از مدارس و معلمان
مدارس و معلمانی که نشان «مدرسه همراه جایزه ادبی آوا» یا «معلم همراه جایزه ادبی آوا» را دریافت می‌کنند، در مراسم با اهدای لوح سپاس و هدیه فرهنگی (در صورت امکان) مورد تقدیر قرار می‌گیرند. *(برای جزئیات بیشتر به سند شماره ۱۷ مراجعه شود)*
ماده ۱۳
تقدیر از داوران و همکاران
از اعضای هیئت داوران، کمیته‌های اجرایی و همکاران فرهنگی نیز در مراسم با اهدای لوح سپاس قدردانی می‌شود.
ماده ۱۴
هدایا و کمک‌هزینه‌ها
اعطای هرگونه هدیه نقدی یا غیرنقدی باید با رعایت اصول شفافیت مالی و با ثبت کامل در اسناد مالی جایزه انجام شود. مبلغ یا ارزش هدایا باید متناسب با منابع مالی جایزه باشد و نباید به‌گونه‌ای باشد که شائبه انحراف از ماهیت غیرانتفاعی ایجاد کند.
فصل پنجم
پوشش رسانه‌ای و مستندسازی
ماده ۱۵
پوشش رسانه‌ای
دبیرخانه می‌تواند از رسانه‌های مکتوب، دیجیتال، صدا و سیما و سایر رسانه‌ها برای پوشش مراسم دعوت به عمل آورد. هماهنگی با رسانه‌ها باید با رعایت ضوابط و با تأیید روابط عمومی جایزه انجام شود.
ماده ۱۶
مستندسازی مراسم
از مراسم، فیلم، عکس و گزارش تهیه می‌شود و در آرشیو دیجیتال جایزه و وب‌سایت رسمی منتشر می‌گردد. انتشار تصاویر و فیلم‌ها با رعایت حریم خصوصی شرکت‌کنندگان و با کسب رضایت آنان (که در فرم ثبت‌نام پیش‌بینی شده) انجام خواهد شد.
ماده ۱۷
گزارش مراسم
پس از پایان مراسم، گزارشی شامل شرح برنامه، تعداد شرکت‌کنندگان، اسامی برگزیدگان و تقدیرشوندگان تهیه و در وب‌سایت رسمی جایزه منتشر می‌شود.
فصل ششم
هزینه‌ها
ماده ۱۸
تأمین هزینه‌ها
هزینه‌های برگزاری مراسم از محل منابع مالی جایزه (کمک‌های مردمی، خیرین، حامیان، درآمد حاصل از فروش کتاب‌ها و...) تأمین خواهد شد. تمامی هزینه‌ها باید مستند و قابل رسیدگی باشد. *(برای جزئیات بیشتر به «نظام شفافیت مالی»، سند شماره ۱۹ مراجعه شود)*
ماده ۱۹
صرفه‌جویی و تناسب
دبیرخانه موظف است در برگزاری مراسم، اصل صرفه‌جویی و تناسب هزینه‌ها با منابع مالی را رعایت کند. برگزاری مراسم نباید به‌گونه‌ای باشد که بخش عمده منابع مالی جایزه را به خود اختصاص دهد.
فصل هفتم
اصول اخلاقی
ماده ۲۰
حفظ کرامت شرکت‌کنندگان
در تمامی مراحل مراسم، از جمله اعلام نتایج، اهدای جوایز و سخنرانی‌ها، باید کرامت و شأن تمامی شرکت‌کنندگان، به‌ویژه نوجوانان، حفظ شود. از هرگونه اظهارنظر یا رفتاری که موجب دلخوری یا تحقیر شرکت‌کنندگان شود، جداً پرهیز می‌گردد.
ماده ۲۱
بی‌طرفی و عدالت
برگزاری مراسم باید به‌گونه‌ای باشد که عدالت و بی‌طرفی جایزه را به نمایش بگذارد. هیچ شرکت‌کننده‌ای نباید پیش از اعلام رسمی نتایج، از وضعیت خود مطلع شود.
ماده ۲۲
محرمانگی
نتایج داوری تا پیش از اعلام رسمی در مراسم، کاملاً محرمانه نگهداری می‌شود و هیچ‌یک از اعضای دبیرخانه، داوران یا عوامل اجرایی حق افشای آن را ندارند.