شماره سند: ۲۴
آیین‌نامه ارتباطات و روابط عمومی
آیین‌نامه ارتباطات و روابط عمومی جایزه قلم آوا
مقدمه
مقدمه
ارتباطات مؤثر و حرفه‌ای، نقشی کلیدی در موفقیت «جایزه ادبی آوا» ایفا می‌کند. این آیین‌نامه با هدف ایجاد چارچوبی منسجم برای اطلاع‌رسانی، تعامل با مخاطبان، مدیریت رسانه‌ها و پاسخگویی شفاف تدوین شده است تا اعتماد عمومی به عنوان بزرگ‌ترین سرمایه جایزه حفظ و تقویت گردد.
فصل اول
کلیات
ماده ۱
هدف
هدف از این آیین‌نامه، ایجاد وحدت رویه در اطلاع‌رسانی، مدیریت روابط عمومی، پاسخگویی به مخاطبان، تعامل با رسانه‌ها و حفظ جایگاه و اعتبار «جایزه ادبی آوا» در افکار عمومی است.
ماده ۲
دامنه اجرا
مفاد این آیین‌نامه برای تمامی فعالیت‌های ارتباطی و اطلاع‌رسانی جایزه، از جمله وب‌سایت، شبکه‌های اجتماعی، خبرنامه، مصاحبه‌ها، اطلاعیه‌ها، بیانیه‌ها، پاسخگویی به مخاطبان و هرگونه ارتباط با رسانه‌ها و عموم، لازم‌الاجرا است.
ماده ۳
مسئول اجرا
مسئولیت اجرای این آیین‌نامه بر عهده کمیته روابط عمومی و ارتباط با مدارس است. دبیرخانه نیز در هماهنگی با این کمیته عمل خواهد کرد.
فصل دوم
اصول ارتباطی
ماده ۴
شفافیت
تمام پیام‌ها و اطلاعات منتشرشده باید شفاف، دقیق، قابل استناد و عاری از ابهام باشد. از ارائه اطلاعات نادرست، گمراه‌کننده یا ناقص جداً پرهیز می‌شود.
ماده ۵
صداقت
تمام ارتباطات جایزه باید بر پایه صداقت و احترام به مخاطبان استوار باشد. هرگونه بزرگ‌نمایی، اغراق یا تحریف واقعیت، ممنوع است.
ماده ۶
احترام
در تمامی ارتباطات، کرامت و شخصیت مخاطبان (شرکت‌کنندگان، خانواده‌ها، مدارس، داوران، حامیان و عموم) باید حفظ شود. از هرگونه لحن تحقیرآمیز، توهین‌آمیز یا غیرحرفه‌ای پرهیز می‌گردد.
ماده ۷
پاسخگویی
دبیرخانه موظف است به سؤالات، نظرات و انتقادات مخاطبان در اسرع وقت و به‌صورت محترمانه پاسخ دهد. حداکثر زمان پاسخگویی به پیام‌های دریافتی، ۴۸ ساعت کاری است.
ماده ۸
یکپارچگی پیام
همه پیام‌های منتشرشده از سوی جایزه، باید از یکپارچگی محتوایی برخوردار باشند و با مأموریت، ارزش‌ها و اصول بنیادین جایزه هماهنگ باشند.
ماده ۹
حریم خصوصی
در تمامی ارتباطات، حریم خصوصی افراد (به‌ویژه شرکت‌کنندگان زیر ۱۸ سال) باید به‌طور کامل رعایت شود. انتشار اطلاعات شخصی، تصاویر یا تماس‌ها، تنها با رضایت آگاهانه افراد یا اولیای قانونی آنان مجاز است.
ماده ۱۰
هماهنگی
تمام اطلاعیه‌ها، بیانیه‌ها، مصاحبه‌ها و محتوای رسانه‌ای باید قبل از انتشار توسط دبیرخانه یا کمیته روابط عمومی تأیید شوند تا از یکپارچگی و صحت اطلاعات اطمینان حاصل گردد.
فصل سوم
اطلاع‌رسانی
ماده ۱۱
فراخوان
فراخوان هر دوره باید حداقل ۶ هفته پیش از پایان مهلت ارسال آثار، از طریق وب‌سایت رسمی، شبکه‌های اجتماعی، مکاتبه با مدارس و سایر روش‌های مؤثر، منتشر شود.
ماده ۱۲
اطلاعیه‌ها
تمامی اطلاعیه‌های مهم (تمدید مهلت، تغییرات، اعلام نتایج و...) باید به‌موقع، دقیق و از طریق کانال‌های رسمی جایزه منتشر شوند.
ماده ۱۳
خبرنامه
دبیرخانه می‌تواند با جمع‌آوری ایمیل یا شماره تماس علاقه‌مندان، خبرنامه الکترونیکی یا پیامکی تهیه و اخبار، فرصت‌ها و برنامه‌های جایزه را به‌صورت دوره‌ای برای آنان ارسال کند.
ماده ۱۴
شبکه‌های اجتماعی
صفحات رسمی جایزه در شبکه‌های اجتماعی، باید به‌صورت منظم و با محتوای مفید، جذاب و متناسب با هویت جایزه به‌روزرسانی شوند. تعامل با مخاطبان در این فضاها باید محترمانه و حرفه‌ای باشد.
فصل چهارم
ارتباط با رسانه‌ها
ماده ۱۵
تعامل با رسانه‌ها
دبیرخانه می‌تواند با رسانه‌های مکتوب، دیجیتال، صدا و سیما و سایر رسانه‌ها برای اطلاع‌رسانی و پوشش اخبار جایزه همکاری کند.
ماده ۱۶
بیانیه‌ها و اطلاعیه‌های رسمی
بیانیه‌ها و اطلاعیه‌های رسمی جایزه، باید توسط دبیرخانه یا کمیته روابط عمومی تهیه و پس از تأیید، منتشر شوند. محتوای این بیانیه‌ها باید دقیق، مستند و متناسب با اهداف جایزه باشد.
ماده ۱۷
مصاحبه‌ها
انجام مصاحبه با اعضای شورای سیاست‌گذاری، دبیر جایزه، داوران، برگزیدگان یا سایر نمایندگان جایزه، تنها با هماهنگی قبلی با دبیرخانه امکان‌پذیر است. محتوای مصاحبه‌ها باید با اصول و ارزش‌های جایزه هماهنگ باشد.
ماده ۱۸
کنفرانس خبری
در صورت لزوم، می‌توان کنفرانس خبری برای معرفی دوره جدید، اعلام نتایج یا سایر رویدادهای مهم برگزار کرد. برگزاری کنفرانس خبری باید با تأیید شورای سیاست‌گذاری و با هماهنگی دبیرخانه انجام شود.
ماده ۱۹
پاسخ به رسانه‌ها
پاسخ به سؤالات رسانه‌ها باید به‌موقع، دقیق و با رعایت اصول ارتباطی انجام شود. در صورت نیاز، می‌توان از یک سخنگوی رسمی برای پاسخگویی استفاده کرد.
فصل پنجم
ارتباط با مخاطبان
ماده ۲۰
ارتباط با شرکت‌کنندگان
دبیرخانه موظف است در تمامی مراحل (از ثبت‌نام تا اعلام نتایج) ارتباط مستمر و شفاف با شرکت‌کنندگان و خانواده‌های آنان داشته باشد و اطلاعات لازم را در اختیار آنان قرار دهد.
ماده ۲۱
ارتباط با مدارس
دبیرخانه باید با مدارس همکار، ارتباط منظم و مؤثر داشته باشد و اطلاعات، بسته‌های آموزشی و حمایت‌های لازم را در اختیار آنان قرار دهد.
ماده ۲۲
ارتباط با حامیان و خیرین
دبیرخانه باید ارتباط مستمر با حامیان و خیرین فرهنگی داشته باشد و آنان را از پیشرفت‌ها، دستاوردها و نیازهای جایزه مطلع سازد.
ماده ۲۳
ارتباط با عموم
دبیرخانه باید از طریق وب‌سایت، شبکه‌های اجتماعی و سایر روش‌ها، اطلاعات عمومی را در اختیار جامعه علاقه‌مند به فرهنگ و ادبیات قرار دهد.
فصل ششم
مدیریت بحران و اخبار نادرست
ماده ۲۴
مدیریت بحران
در صورت بروز هرگونه بحران، شائبه یا اتفاقی که بتواند به اعتبار جایزه آسیب بزند، دبیرخانه موظف است با هماهنگی شورای سیاست‌گذاری، سریعاً اقدامات لازم برای مدیریت بحران، شفاف‌سازی و پاسخگویی را انجام دهد.
ماده ۲۵
پاسخ به اخبار نادرست
در صورت انتشار اخبار نادرست یا شایعات درباره جایزه، دبیرخانه موظف است با ارائه اطلاعات دقیق و مستند، ضمن حفظ کرامت افراد، نسبت به شفاف‌سازی اقدام نماید. از ورود به بحث‌های غیرضروری و حاشیه‌ای خودداری می‌شود.
ماده ۲۶
اتخاذ موضع
هرگونه موضع‌گیری رسمی در قبال رویدادها، اخبار یا مسائل جاری، باید با تأیید شورای سیاست‌گذاری انجام شود و نماینده جایزه از اظهارنظر شخصی و غیررسمی خودداری کند.
فصل هفتم
نظارت و اجرا
ماده ۲۷
مسئولیت اجرا
مسئولیت اجرای این آیین‌نامه بر عهده کمیته روابط عمومی و ارتباط با مدارس است. دبیرخانه نیز در هماهنگی با این کمیته عمل خواهد کرد.
ماده ۲۸
گزارش عملکرد
کمیته روابط عمومی موظف است در پایان هر دوره، گزارشی از فعالیت‌های ارتباطی و اطلاع‌رسانی خود تهیه و به شورای سیاست‌گذاری ارائه کند.
ماده ۲۹
بروزرسانی
این آیین‌نامه در صورت نیاز، با تصویب شورای سیاست‌گذاری قابل بروزرسانی است. تغییرات باید با حفظ اصول بنیادین و هویت جایزه انجام شود.