آیین‌نامه اجرایی جایزه

این آیین‌نامه به منظور تبیین نحوه اجرای «جایزه ادبی آوا» و ایجاد وحدت رویه در تمامی مراحل برنامه‌ریزی، اجرا، داوری، انتشار آثار و حمایت از برگزیدگان تدوین شده است.
کلیه اصول بنیادین در سند بنیادین (سند شماره ۱) و اساسنامه (سند شماره ۶) تعیین شده است.

مفاد این آیین‌نامه برای تمامی ارکان جایزه، شرکت‌کنندگان، داوران، همکاران اجرایی، مدارس، حامیان فرهنگی و سایر اشخاص مرتبط لازم‌الاجرا است.

جایزه به صورت سالانه برگزار می‌شود. در صورت وجود شرایط خاص، دبیرخانه می‌تواند با تصویب شورای سیاست‌گذاری زمان‌بندی هر دوره را تغییر دهد.

دبیرخانه مسئول برنامه‌ریزی و اجرای تمامی مراحل جایزه است. وظایف آن در «ساختار سازمانی و ارکان جایزه» (سند شماره ۷، ماده ۴) تعیین شده است.

دبیرخانه موظف است تا حد امکان خدمات جایزه را از طریق سامانه الکترونیکی یا وب‌سایت رسمی ارائه کند. *(برای جزئیات بیشتر به «سامانه جامع جایزه»، سند شماره ۲۵ مراجعه شود)*

دبیرخانه با هماهنگی مراجع ذی‌ربط با مدارس همکاری می‌کند. *(برای جزئیات بیشتر به «آیین‌نامه همکاری با مدارس»، سند شماره ۱۷ مراجعه شود)*

ثبت‌نام از طریق تکمیل فرم رسمی جایزه انجام می‌شود. فرم ثبت‌نام در «فرم ثبت‌نام و اعلام موافقت با شرایط جایزه» (سند شماره ۲۹) تعیین شده است.

هر شرکت‌کننده می‌تواند حداکثر تعداد آثاری را که در فراخوان هر دوره تعیین می‌شود ارسال کند. دبیرخانه در هر دوره، شیوه رسمی ارسال آثار را در فراخوان اعلام می‌کند.

پس از دریافت، هر اثر یک شناسه اختصاصی دریافت می‌کند و تا پایان فرآیند داوری، اطلاعات هویتی نویسنده از هیئت داوران مخفی خواهد ماند. *(برای جزئیات بیشتر به «شیوه‌نامه داوری»، سند شماره ۱۲ مراجعه شود)*

داوری آثار بر پایه اصول استقلال، عدالت، بی‌طرفی، محرمانگی، شفافیت و داوری ناشناس انجام می‌شود. این اصول در «شیوه‌نامه داوری» (سند شماره ۱۲) به تفصیل آمده است.

داوری شامل مراحل زیر است:

• مرحله | توضیح | مسئول
• ۱ | بررسی اولیه از نظر انطباق با شرایط فراخوان (اداری) | دبیرخانه
• ۲ | ارزیابی تخصصی و تشکیل فهرست بلند | هیئت داوران
• ۳ | ارزیابی مرحله دوم و تشکیل فهرست کوتاه | هیئت داوران
• ۴ | جلسه نهایی و انتخاب آثار برگزیده | هیئت داوران

رأی نهایی هیئت داوران، پس از طی مراحل مقرر در «شیوه‌نامه داوری» (سند شماره ۱۲) و «آیین‌نامه تخلفات» (سند شماره ۲۱)، قطعی است.

در صورتی که کیفیت و تعداد آثار مناسب باشد، برگزارکننده می‌تواند آثار را منتشر کند. *(برای جزئیات بیشتر به «آیین‌نامه چاپ، انتشار و بهره‌برداری فرهنگی از آثار»، سند شماره ۱۵ مراجعه شود)*

آثار برگزیده می‌توانند به صورت مستقل نیز منتشر شوند.

درآمد حاصل از فروش کتاب‌ها، پس از کسر هزینه‌ها، به طور کامل به حساب اختصاصی جایزه اختصاص یافته و صرف توسعه جایزه خواهد شد. *(برای جزئیات بیشتر به «نظام شفافیت مالی»، سند شماره ۱۹ مراجعه شود)*

عضویت در هیئت داوران بر پایه مشارکت فرهنگی انجام می‌شود و برگزارکننده تعهدی نسبت به پرداخت حق‌الزحمه ثابت ندارد.
تبصره ۱: دبیرخانه موظف است این موضوع را به‌صراحت در دعوت‌نامه و پیش از پذیرش مسئولیت، به اطلاع داوران برساند.
تبصره ۲: در صورت وجود منابع مالی و با تصویب شورای سیاست‌گذاری، برگزارکننده می‌تواند به منظور قدردانی از خدمات علمی و فرهنگی اعضای هیئت داوران، هدایا، لوح سپاس، تندیس یا کمک‌هزینه‌ای را به آنان اعطا کند.
تبصره ۳: اعطای این هدایا جنبه تشویقی و تقدیری دارد و ایجادکننده هیچ‌گونه حق مکتسب یا تعهد برای دوره‌های بعد نخواهد بود.

دبیرخانه موظف است پیش از آغاز هر دوره، تقویم اجرایی دقیق شامل تاریخ‌های کلیدی زیر را تهیه و منتشر کند:

• رویداد | زمان
• انتشار فراخوان | حداقل ۶ هفته پیش از پایان مهلت ارسال
• مهلت ارسال آثار | تعیین‌شده در فراخوان
• شروع داوری | حداکثر ۲ هفته پس از پایان مهلت ارسال
• اعلام نتایج | تعیین‌شده در فراخوان
• برگزاری مراسم اختتامیه | حداکثر ۱ ماه پس از اعلام نتایج