نظام شفافیت مالی و حکمرانی

شفافیت مالی، یکی از ارکان اعتماد عمومی به «جایزه ادبی آوا» است. این نظام با هدف تضمین شفافیت، پاسخگویی و مدیریت صحیح منابع مالی جایزه تدوین شده است.
تمام درآمدها و هزینه‌های جایزه باید به‌صورت دقیق ثبت، مستندسازی و گزارش‌دهی شود.
*(برای اصول حاکم بر شفافیت مالی به سند بنیادین، ماده ۸ و اساسنامه، مواد ۲۱ تا ۲۴ مراجعه شود)*

تمامی دریافت‌ها و پرداخت‌های مرتبط با جایزه باید به صورت دقیق ثبت، مستندسازی و مدیریت شوند.

دبیرخانه موظف است در برابر شرکت‌کنندگان، خانواده‌ها، خیرین، حامیان فرهنگی، شورای سیاست‌گذاری و مراجع قانونی نسبت به عملکرد مالی خود پاسخگو باشد.

هیچ درآمدی از فعالیت‌های جایزه، میان اعضای مؤسسه، مدیران، شورای سیاست‌گذاری یا اشخاص حقیقی تقسیم نخواهد شد. تمامی درآمدها صرف اهداف فرهنگی جایزه خواهد شد.

منابع مالی جایزه می‌تواند از طریق موارد زیر تأمین شود:

• منبع | توضیح
• کمک‌های مردمی | مشارکت داوطلبانه افراد
• حمایت خیرین فرهنگی | کمک‌های بدون چشم‌داشت تجاری
• کمک اشخاص حقیقی و حقوقی | مشارکت نهادها و سازمان‌ها
• درآمد فروش کتاب | فروش آثار منتشرشده در چارچوب جایزه
• درآمد دوره‌های آموزشی | هزینه‌های دریافت‌شده از شرکت‌کنندگان
• سایر منابع قانونی | منابع مورد تأیید شورای سیاست‌گذاری

پذیرش هرگونه حمایت مالی نباید موجب خدشه به استقلال داوری، استقلال مدیریتی یا اعتبار فرهنگی جایزه شود. هیچ حامی مالی حق دخالت در انتخاب آثار، انتخاب داوران یا تصمیمات شورای سیاست‌گذاری را نخواهد داشت.

منابع مالی جایزه صرف مواردی از قبیل زیر خواهد شد:

• حوزه | موارد هزینه
• چاپ کتاب | تولید و انتشار آثار
• برگزاری مسابقه | هزینه‌های اجرایی و اداری
• طراحی و توسعه سامانه | توسعه و نگهداری سامانه
• نگهداری وب‌سایت | هزینه‌های میزبانی و به‌روزرسانی
• کارگاه‌های آموزشی | برگزاری دوره‌های آموزشی
• تبلیغات فرهنگی | اطلاع‌رسانی و تبلیغات
• تندیس، لوح تقدیر و جوایز | ساخت و تهیه جوایز
• هزینه‌های اجرایی | هزینه‌های جاری دبیرخانه
• آرشیو دیجیتال | نگهداری و توسعه آرشیو
• توسعه فعالیت‌های فرهنگی | برنامه‌های توسعه‌ای

هرگونه هزینه باید دارای مستندات مالی (فاکتور، رسید، قرارداد) و قابل رسیدگی باشد.

دبیرخانه موظف است در بخش اختصاصی «شفافیت مالی» در وب‌سایت رسمی، گزارش سالانه دریافت‌ها و هزینه‌کرد منابع مالی جایزه را منتشر کند.
این گزارش، تا حد امکان، شامل ریز اقلام و هدف هر هزینه خواهد بود، مگر در مواردی که انتشار آن با قوانین یا حقوق اشخاص مغایرت داشته باشد.

نام اشخاصی که تمایل به معرفی عمومی ندارند، در گزارش‌های منتشرشده افشا نخواهد شد و حق انتخاب آنان محترم است.

تمامی اسناد مالی حداقل به مدت ده سال در آرشیو دیجیتال جایزه نگهداری خواهد شد.

به منظور تضمین شفافیت، پاسخگویی و اعتماد عمومی، تمامی منابع مالی مربوط به «جایزه ادبی آوا» از طریق حساب مالی مستقل ویژه جایزه مدیریت خواهد شد.
این حساب، اگرچه از نظر حقوقی متعلق به مؤسسه خواهد بود، اما از نظر مالی کاملاً مستقل اداره می‌شود.

• اصل | توضیح
• دریافت‌ها | تمام دریافت‌های جایزه فقط از این حساب انجام می‌شود
• پرداخت‌ها | تمام پرداخت‌های جایزه فقط از این حساب انجام می‌شود
• گزارش‌ها | تمام گزارش‌های مالی بر اساس گردش همین حساب تهیه خواهد شد
• شفافیت | هیچ هزینه‌ای خارج از این چرخه انجام نخواهد شد، مگر در موارد استثنایی با تصویب شورای سیاست‌گذاری و ثبت کامل مستندات

هیچ شخص، شرکت، سازمان، نهاد یا حامی مالی، صرف حمایت مالی، حق دخالت در موارد زیر را نخواهد داشت:

• انتخاب هیئت داوران
• فرآیند داوری
• انتخاب آثار
• تصمیمات شورای سیاست‌گذاری
• انتشار یا عدم انتشار آثار

پذیرش هرگونه حمایت مالی منوط به حفظ کامل استقلال فرهنگی و علمی جایزه است.

در تمامی تصمیم‌های مدیریتی، مالی و اجرایی، اصل بر شفافیت است؛ مگر آنکه به موجب قانون یا برای حفظ حقوق اشخاص، محرمانگی ضروری باشد.