ساختار سازمانی و ارکان جایزه

به منظور اداره منظم، شفاف و پاسخگو، «جایزه ادبی آوا» بر اساس ارکان زیر فعالیت می‌کند. هر رکن در حدود اختیارات و مسئولیت‌های خود عمل کرده و موظف به رعایت اسناد مصوب جایزه است.
*(برای اصول حاکم بر ساختار، به سند بنیادین، ماده ۹ مراجعه شود)*

ارکان جایزه عبارت‌اند از:

• ردیف | رکن | مسئولیت اصلی
• ۱ | شورای سیاست‌گذاری | تعیین سیاست‌های کلان و نظارت عالی
• ۲ | دبیر جایزه | اداره و هماهنگی اجرایی
• ۳ | دبیرخانه اجرایی | امور روزمره و اجرایی
• ۴ | هیئت داوران | ارزیابی تخصصی آثار
• ۵ | کمیته آموزش و توسعه نویسندگان | برنامه‌ریزی آموزشی
• ۶ | کمیته فناوری و سامانه | مدیریت سامانه و فناوری
• ۷ | کمیته مالی و شفافیت | مدیریت مالی و گزارش‌دهی
• ۸ | کمیته روابط عمومی و ارتباط با مدارس | اطلاع‌رسانی و ارتباطات
• ۹ | کمیته نظارت | نظارت بر اجرا و رسیدگی به تخلفات

ترکیب: متشکل از نمایندگان برگزارکننده و صاحب‌نظران فرهنگی.
وظایف:

• تعیین سیاست‌های کلان و چشم‌انداز جایزه
• تصویب و اصلاح اسناد (آیین‌نامه‌ها، منشورها و دستورالعمل‌ها)
• تصویب بودجه و برنامه سالانه
• انتخاب دبیر جایزه
• تصویب اعضای هیئت داوران
• نظارت بر عملکرد ارکان
• رسیدگی به موضوعات راهبردی
• تصمیم‌گیری درباره توسعه یا تغییر ساختار جایزه

حدود اختیارات: عالی‌ترین رکن تصمیم‌گیری جایزه.

نحوه انتصاب: توسط برگزارکننده و با تأیید شورای سیاست‌گذاری.
وظایف:

• اجرای مصوبات شورای سیاست‌گذاری
• مدیریت دبیرخانه
• هماهنگی میان کمیته‌ها
• ارائه گزارش عملکرد به شورای سیاست‌گذاری
• نمایندگی اجرایی جایزه در تعامل با نهادهای خارجی
• نظارت بر حسن اجرای آیین‌نامه‌ها

حدود اختیارات: مسئول اداره و هماهنگی کل فرآیند اجرایی.

ترکیب: کارکنان اجرایی زیر نظر دبیر جایزه.
وظایف:

• حوزه | وظایف
• ثبت‌نام | ثبت‌نام شرکت‌کنندگان، تأیید مدارک
• پاسخگویی | پاسخ به سوالات و ارتباط با شرکت‌کنندگان
• مکاتبات | انجام مکاتبات اداری و رسمی
• مدیریت سامانه | مدیریت سامانه ثبت‌نام و داوری
• آرشیو | نگهداری و بایگانی اسناد
• هماهنگی | هماهنگی جلسات داوری و کمیته‌ها
• امور اجرایی | برگزاری مراسم و رویدادها

ترکیب: نویسندگان، منتقدان، مترجمان، اساتید ادبیات و فعالان حوزه نشر.
نحوه انتخاب: مطابق «آیین‌نامه انتخاب، انتصاب و ارزیابی اعضای هیئت داوران» (سند شماره ۱۳).
وظایف:

• ارزیابی تخصصی آثار مطابق «شیوه‌نامه داوری» (سند شماره ۱۲)
• انتخاب آثار برگزیده و شایسته تقدیر
• ارائه بازخورد آموزشی به شرکت‌کنندگان

حدود اختیارات: مستقل در رأی و تصمیم‌گیری تخصصی. شورای سیاست‌گذاری و دبیرخانه حق مداخله در آرای تخصصی داوران را ندارند.

وظایف:

• برنامه‌ریزی و اجرای کارگاه‌های آموزشی
• طراحی و اجرای دوره‌های توانمندسازی
• تهیه منابع آموزشی
• پیگیری برنامه‌های رشد نویسندگان
• صدور کارنامه رشد نویسندگی

*(برای جزئیات بیشتر به «آیین‌نامه آموزش»، سند شماره ۱۶ مراجعه شود)*

وظایف:

• توسعه و نگهداری سامانه جامع جایزه
• تأمین امنیت اطلاعات
• مدیریت آرشیو دیجیتال
• پشتیبان‌گیری منظم از داده‌ها
• ارائه خدمات برخط به شرکت‌کنندگان

*(برای جزئیات بیشتر به «سامانه جامع جایزه»، سند شماره ۲۵ و «آرشیو دیجیتال»، سند شماره ۲۶ مراجعه شود)*

وظایف:

• ثبت دقیق دریافت‌ها و پرداخت‌ها
• تهیه گزارش‌های مالی دوره‌ای
• انتشار گزارش‌های مالی عمومی
• حفظ و نگهداری مستندات مالی
• نظارت بر رعایت اصول شفافیت مالی

*(برای جزئیات بیشتر به «نظام شفافیت مالی»، سند شماره ۱۹ مراجعه شود)*

وظایف:

• ارتباط با مدارس و مراکز آموزشی
• اطلاع‌رسانی و تبلیغات فرهنگی
• ارتباط با رسانه‌ها
• همکاری با معلمان و مدیران مدارس
• توسعه مشارکت‌های فرهنگی

*(برای جزئیات بیشتر به «آیین‌نامه همکاری با مدارس»، سند شماره ۱۷ و «آیین‌نامه ارتباطات و روابط عمومی»، سند شماره ۲۴ مراجعه شود)*

ترکیب: یک عضو شورای سیاست‌گذاری، یک حقوقدان یا مشاور حقوقی، یک فرد فرهنگی یا ادبی مستقل.
وظایف:

• نظارت بر اجرای صحیح مقررات
• رسیدگی به اعتراضات شرکت‌کنندگان
• بررسی تخلفات
• اتخاذ تصمیمات انضباطی

*(برای جزئیات بیشتر به «آیین‌نامه تخلفات»، سند شماره ۲۱ مراجعه شود)*

اصل تفکیک: هیچ فردی به‌تنهایی عضو بیش از یک رکن نظارتی نخواهد بود. برای مثال، کسی که عضو هیئت داوران است، هم‌زمان مسئول کمیته نظارت نخواهد بود.
هدف: کاهش احتمال تعارض منافع و افزایش شفافیت.

دبیر جایزه مسئول هماهنگی میان تمامی ارکان است و جلسات دوره‌ای با حضور نمایندگان ارکان برگزار می‌کند.
گزارش عملکرد هر رکن باید به‌صورت دوره‌ای به شورای سیاست‌گذاری ارائه شود.

تغییر در ساختار سازمانی یا ایجاد ارکان جدید، تنها با تصویب شورای سیاست‌گذاری و تأیید برگزارکننده امکان‌پذیر است.