نظام مدیریت کیفیت و بهبود مستمر

«جایزه ادبی آوا» خود را متعهد می‌داند که هر دوره، از تجربه‌های گذشته بیاموزد و کیفیت برگزاری، آموزش، داوری و خدمات خود را بهبود بخشد. بهبود مستمر، یکی از اصول دائمی این جایزه است.
*(برای اصول حاکم بر بهبود مستمر به سند بنیادین، ماده ۸ مراجعه شود)*

پس از پایان هر دوره، دبیرخانه موظف است عملکرد تمامی بخش‌ها را ارزیابی کند.
این ارزیابی شامل موارد زیر است:

• حوزه | موارد ارزیابی
• برگزاری | کیفیت کلی برگزاری، رضایت شرکت‌کنندگان
• سامانه | عملکرد، سرعت، سهولت استفاده
• ثبت‌نام | فرآیند ثبت‌نام، مدارک، پشتیبانی
• داوری | روند داوری، کیفیت بازخوردها
• آموزش | کیفیت کارگاه‌ها و دوره‌های آموزشی
• مدارس | کیفیت ارتباط با مدارس
• دبیرخانه | عملکرد و پاسخگویی
• اهداف | میزان تحقق اهداف فرهنگی

برای هر بخش، موارد زیر ثبت خواهد شد:

• نقاط قوت (چه چیزهایی خوب بود؟)
• نقاط قابل بهبود (چه چیزهایی می‌توانست بهتر باشد؟)
• پیشنهادهای اصلاحی (برای دوره بعد چه باید کرد؟)

دبیرخانه موظف است پس از پایان هر دوره، نظر گروه‌های مختلف را دریافت و بررسی کند:

• گروه | موضوع نظرسنجی
• شرکت‌کنندگان | رضایت از فرآیند، کیفیت داوری، آموزش
• والدین | رضایت از فرآیند، اطمینان از شفافیت
• معلمان | کیفیت همکاری، تأثیر بر دانش‌آموزان
• مدیران مدارس | کیفیت همکاری، اثربخشی برنامه
• هیئت داوران | کیفیت آثار، فرآیند داوری
• دبیرخانه | چالش‌ها، پیشنهادها
• خیرین و حامیان | رضایت از شفافیت، تأثیر برنامه

بازخوردها مبنای اصلاح فرآیندها در دوره‌های آینده خواهد بود. دبیرخانه موظف است:

1. بازخوردها را دسته‌بندی کند
2. اولویت‌بندی برای اصلاح انجام دهد
3. برنامه اصلاحی برای دوره بعد تهیه کند
4. نتایج اصلاحات را در گزارش سالانه منعکس کند

برای هر دوره، شاخص‌های زیر اندازه‌گیری خواهد شد:

• شاخص | توضیح
• تعداد شرکت‌کنندگان | تعداد کل ثبت‌نام‌ها
• تعداد مدارس همکار | مدارس مشارکت‌کننده
• پراکندگی جغرافیایی | تنوع استان‌ها و شهرها
• میزان رضایت شرکت‌کنندگان | نتایج نظرسنجی
• میانگین زمان پاسخگویی | سرعت پاسخ‌دهی دبیرخانه
• میانگین زمان داوری | مدت زمان ارزیابی آثار
• تعداد آثار منتشرشده | کتاب‌های چاپ‌شده
• شرکت‌کنندگان در دوره‌های آموزشی | تعداد حضور در کارگاه‌ها
• میزان مشارکت خیرین | تعداد و مبلغ کمک‌ها
• میزان استفاده از آرشیو | بازدید از آرشیو دیجیتال

دبیرخانه موظف است:

• ایده‌های نوآورانه را از منابع مختلف (شرکت‌کنندگان، داوران، کارکنان) جمع‌آوری کند
• ایده‌ها را از نظر امکان‌پذیری و تأثیر بررسی کند
• ایده‌های پذیرفته‌شده را در مقیاس محدود آزمایش کند
• پس از تأیید نتایج، در کل جایزه اجرا کند

هیچ نوآوری نباید اصول بنیادین جایزه را تضعیف کند. تغییرات اساسی در فرآیندها نیاز به تصویب شورای سیاست‌گذاری دارد.

اصل ۱: «جایزه باید هر سال بهتر از سال قبل باشد»
موفقیت، پایان مسیر نیست. هر دوره باید نسبت به دوره قبل:

• عادلانه‌تر
• شفاف‌تر
• آموزشی‌تر
• حرفه‌ای‌تر
• قابل دسترس‌تر
• اثرگذارتر

باشد.
اصل ۲: «آزمایش قبل از اجرا»
هر تغییر مهم در سامانه، شیوه داوری، فرم‌ها، مقررات یا فرآیندهای اجرایی، ابتدا در مقیاس محدود یا به‌صورت آزمایشی بررسی شود و پس از ارزیابی نتایج، در کل جایزه اجرا گردد.

دبیرخانه موظف است در پایان هر سال، «گزارش بهبود مستمر» تهیه کند که شامل موارد زیر باشد:

• خلاصه ارزیابی عملکرد
• نتایج نظرسنجی‌ها
• شاخص‌های کلیدی عملکرد
• نوآوری‌های اجرا شده
• برنامه بهبود برای سال آینده