آیین‌نامه انتقال مسئولیت

«جایزه ادبی آوا» یک فعالیت مقطعی نیست، بلکه نهادی فرهنگی با چشم‌انداز بلندمدت است. ازاین‌رو، تغییر مدیران، دبیران یا اعضای ارکان نباید موجب از بین رفتن تجربه‌ها، اسناد، رویه‌ها یا اعتبار جایزه شود.
این آیین‌نامه با هدف تضمین تداوم، انتقال صحیح مسئولیت‌ها و حفظ حافظه سازمانی تدوین می‌شود.
*(برای اصول حاکم به سند بنیادین، ماده ۸ و منشور حکمرانی، مواد ۱۱ تا ۱۲ مراجعه شود)*

هیچ تغییر مدیریتی نباید موجب توقف، تغییر ماهیت یا خدشه به مأموریت و اصول بنیادین جایزه شود، مگر در حدودی که مطابق اسناد بنیادین و قوانین مجاز باشد.

تمام مسئولان جایزه موظف‌اند اطلاعات، اسناد و امور مرتبط با مسئولیت خود را به گونه‌ای نگهداری کنند که در زمان انتقال مسئولیت، قابل تحویل و استفاده باشد.

در پایان هر دوره مسئولیت، تحویل امور باید به‌صورت مکتوب انجام شود و حداقل شامل موارد زیر باشد:

• مورد | توضیح
• اسناد و مکاتبات | کلیه اسناد، نامه‌ها و مدارک مرتبط
• گزارش فعالیت‌ها | گزارش کامل عملکرد دوره
• وضعیت پروژه‌های جاری | پروژه‌های ناتمام و وضعیت آنها
• دسترسی‌ها | دسترسی‌های سامانه‌ها و آرشیوها
• وضعیت مالی | گزارش مالی مرتبط با مسئولیت
• موارد نیازمند پیگیری | موضوعاتی که نیاز به ادامه دارد

تحویل مسئولیت باید در قالب صورت‌جلسه انجام شود و به تأیید مرجع ذی‌صلاح برسد.

دبیرخانه موظف است تمامی آیین‌نامه‌ها، گزارش‌ها، صورت‌جلسات، آمار، تجربیات اجرایی، فرم‌ها و مستندات مهم را در آرشیو دیجیتال جایزه نگهداری کند. *(برای جزئیات بیشتر به «آرشیو دیجیتال»، سند شماره ۲۶ مراجعه شود)*

در پایان هر دوره، «گزارش تجربه‌های اجرایی» تهیه می‌شود که شامل موارد زیر است:

• موفقیت‌ها و دستاوردها
• چالش‌ها و مشکلات
• پیشنهادهای اصلاحی
• درس‌آموخته‌ها

این گزارش برای استفاده دوره‌های بعد نگهداری می‌شود.

در انتقال مسئولیت، اطلاعات محرمانه شرکت‌کنندگان، داوران و سایر اشخاص باید مطابق آیین‌نامه‌های محرمانگی حفظ شود.

تمام دسترسی‌های دیجیتال باید هم‌زمان با انتقال مسئولیت، بازبینی، ثبت و در صورت لزوم به‌روزرسانی شوند.

شورای سیاست‌گذاری موظف است پس از پایان هر دوره، عملکرد اجرایی جایزه را بررسی و در صورت نیاز، پیشنهاد اصلاح فرآیندها را ارائه کند.

اصلاح فرآیندها باید با حفظ اصول بنیادین، مستندسازی کامل و ثبت در سوابق جایزه انجام شود.

دبیرخانه موظف است کلیه گزارش‌های سالانه، آمار، اطلاعات قابل انتشار، تغییرات آیین‌نامه‌ها، گزارش‌های مالی، گزارش فعالیت‌ها و سایر اسناد عمومی را در وب‌سایت رسمی جایزه منتشر و به‌صورت دائمی آرشیو نماید.
این آرشیو باید به گونه‌ای طراحی شود که امکان جست‌وجو، دسترسی و استناد به اطلاعات دوره‌های گذشته را برای عموم فراهم کند.

دبیرخانه، متناسب با امکانات موجود، نسبت به نگهداری و حفاظت از آرشیوهای دیجیتال جایزه اقدام خواهد کرد.